Scanservice und Aktendigitalisierung in Düsseldorf und Krefeld

Wir scannen und archivieren Ihre Akten.

Neben der Aktenlagerung sind wir auch ein professioneller Scandienstleister. Wir digitalisieren Ihre Akten, sodass Sie neben dem Papieroriginal auch über eine digitale Kopie Ihrer Dokumente verfügen, was den Zugriff auf Ihre Unterlagen enorm beschleunigt und erleichtert. Das Scannen Ihrer Akten erfolgt selbstverständlich rechtskonform zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz: GoBD.

Inhalt

  1. Scanservice in Düsseldorf und Krefeld
  2. Unsere Leistungen auf einen Blick
  3. Welche Akten und Dokumente wir scannen
  4. Indexierung und Datenerfassung
  5. Aktendigitalisierung in Düsseldorf und Krefeld
  6. Wie werden Akten gescannt?
  7. Abgleich und Anreicherung mit ERP Daten
 

Unsere Leistungen auf einen Blick

Wir kümmern uns um Ihre Akten.

  • Logistik, Einlagerung, Scannen und Vernichtung aus einer Hand
  • Effizientes Scannen Ihrer Akten und Dokumente
  • Digitalisierung entspricht den rechtlichen Anforderungen (GoBD)
  • Schneller Zugriff auf Ihre elektronischen Dokumente

Welche Akten und Dokumente wir scannen

Die Komplettlösung für Ihre Akten.

Wir konzentrieren uns auf das Scannen von Akten mit dem Format A4 und A3. Vorher werden die Akten zum Scannen vorbereitet, sprich gesäubert, geglättet und entklammert. Das bedeutet für Sie: Sie brauchen sich um nichts zu kümmern.

Wir scannen unter anderem:

  • Rechnungen, Spesenbelege
  • Verträge
  • Jegliche Akten (Mieterakten, Kreditakten etc.)
  • Lieferscheine, Produktionslaufkarten
  • Technische Dokumentationen.
  • Größere Formate wie Zeichnungen, Baupläne ..
  • Komplette Ordner oder Hängeregister
  • U.v.m.

Indexierung und Datenerfassung

Einfach suchen durch schnelles Finden.

Damit Sie Ihre Akten und Unterlagen schnell wiederfinden, erfassen wir auf Ihren Wunsch die entsprechenden Suchattribute. Zum Beispiel, indem wir nur die Informationen auf dem Ordnerrücken wie Steuerjahr, Abteilung, Kreditor etc. erfassen – oder gern auch etwas umfangreicher wie einzelne Rechnungsnummern, Datum, Vertragslaufzeit und ähnliches. Sie haben hier Ihre ganz konkreten Vorstellungen? Lassen Sie es uns wissen.

Aktendigitalisierung in Düsseldorf und Krefeld

Wir digitalisieren Ihre Akten.

Sie möchten Ihre Akten nicht nur einlagern, sondern auch digitalisieren? Dann sind wir der richtige Scandienstleister an Ihrer Seite. Denn neben Aktenarchivierung und Aktenvernichtung gehören auch Aktendigitalisierung und Dokumentenmanagement zu unseren Serviceleistungen. Ob einzelne Dokumente oder ganze Akten, auf Anfrage oder auf Zuruf – wir digitalisieren und archivieren Ihre Akten zuverlässig und selbstverständlich rechtskonform nach den Anforderungen der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz: GoBD.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

Wir scannen und digitalisieren Ihre gesamten Akten und Dokumente und stellen Sie ihnen als PDF-Datei zur Verfügung. Darüber hinaus kümmern wir uns auch auf Wunsch um die elektronische Archivierung.

Ihre Vorteile:
  • Steuerrechtl. korrektes Scannen von Rechnungen, Belegen und Verträgen
  • Entlastung Ihrer Sachbearbeiter
  • Komplette Dienstleistung aus einer Hand
  • Schnelle Verfügbarkeit der elektronischen Dokumente
  • Zusätzliche Sicherheit zur Papiereinlagerung

Wie werden Akten gescannt?

Fünf Schritte zur perfekten Digitalisierung.

1.

Sie legen fest, welche Akten gescannt und nach welchen Attributen sie erfasst bzw. indexiert werden sollen (z.B. Information des Ordnerrückens, Rechnungsnr., Lieferanten, Kundenname etc.).

2.

Wir bereiten die Akten für das Scannen vor, d.h. die Dokumente werden getrennt, entklammert, gesäubert und geglättet, sodass sie vom Scanner einwandfrei verarbeitet werden können.

3.

Die Daten werden gescannt – in Farbe oder Schwarz-Weiß, 200 dpi oder 600 dpi, einseitig (simplex) oder beidseitig (duplex). Dabei nutzen wir eine Spezial-Software, mit der wir die Bildqualität verbessern.

4.

Im Anschluss wird der Text über eine OCR-Software erkennbar gemacht, sodass Sie in der PDF-Datei nach einer gewissen Nummer oder einem Stichwort suchen können.

5.

Schließlich wird die fertige Datei als PDF – oder einem anderem Wunschformat – per Datenträger oder über einen Download-Link zur Verfügung gestellt.

Abgleich und Anreicherung mit ERP Daten

Sparen Sie Zeit und Kosten bei der Indexierung.

Bei der Indexierung können wir Ihre Dokumente auch mit Daten aus Ihrem ERP-System (SAP, Navision etc.) oder FiBu-System abgleichen und anreichern – beispielsweise eine Rechnung mit Bestelldaten oder Adressdaten mit Lieferantenstammdaten. Ein Abgleich mit elektronischen Daten spart sehr viel Zeit und Kosten bei der Indexierung und erleichtert die Suche.

Sie wünschen weitere Infos rund um unser Dokumentenmanagement? Rufen Sie uns einfach an unter Tel.: 0211-9083908 oder 02151-6546666 oder schreiben Sie und eine Nachricht.