Ab welchem Jahr kann man Akten vernichten?
Wir haben die Fristen auf dem Schirm.
Für Akten gibt es unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Grundsätzlich gilt: Zu führende Bücher wie Geschäftsbücher, Inventare und Bilanzen – egal ob digital oder auf Papier – müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Sämtliche Handels- und Geschäftskorrespondenz nur sechs Jahre. Kalender, Arbeits- und Fahrberichte, Halbjahresbilanzen und Angebote hingegen sind nicht aufbewahrungspflichtig. Wichtig zu beachten: Alle Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungszeit lesbar bleiben. Achtung: Quittungen auf Thermopapier (beispielsweise Tankrechnungen) werden mit der Zeit unlesbar. Sofern sie für steuerliche Zwecke notwendig sind, müssen die Originale kopiert und zusammen mit der Kopie aufbewahrt werden. Ihr Vorteil bei Lagergut: Wir haben die Fristen auf dem Schirm und melden uns auf Wunsch bei Ihnen, sobald weitere Akten vernichtet werden können. Ein Service, mit dem Sie einfach auf der sicheren Seite sind.
Was muss bei einer Aktenvernichtung beachtet werden?
Vernichtung nach allen Regeln der DSGVO.
Nicht nur die richtige Aufbewahrung ist in Bezug auf den Datenschutz ein sensibles Thema, sondern auch das richtige Löschen. Hier gibt es – vor allem bei personenbezogenen Daten – ebenfalls klare Richtlinien, wie nicht mehr benötigte Dokumente DSVGO konform vernichtet werden müssen. Hier gelten die Sicherheitsstufen nach DIN 66399. Diese regeln, wie klein die Datenträger – insbesondere Akten – zerkleinert werden müssen, bis man sie rechtlich sicher entsorgen darf. Die Sicherheitsstufe regelt also die Mindestgröße der Partikel nach der Vernichtung, die ein Büro-Schredder bzw. Aktenvernichter erreichen muss. Sie unterscheiden sich je nachdem, um was für Daten es sich handelt – von allgemeinen Daten mit der Stufe 1 bis hin zu Hochsicherheitsdaten der Stufe 7. Wenn Akten personenbezogene Daten enthalten, müssen sie in der Regel mindestens unter Sicherheitsstufe 3 vernichtet werden. Das betrifft beispielsweise Bewerbungsunterlagen. Bei hochsensiblen Daten wie Patientendaten oder Kanzleiakten trifft sogar die Sicherheitsstufe 4 zu. Was die Vernichtung personenbezogener Daten auf digitalen Datenträgern betrifft, so geben auch hier die Anforderungen der DIN 66399 Auskunft, da sie neben Papier auch alle anderen gängigen Typen von Datenträgern wie Festplatten, Flashspeicher, CDs und DVDs etc. berücksichtigt.
Der einfachste Weg jedoch: Sie geben uns Ihre Akten, und wir vernichten alles DSGVO konform. So brauchen Sie sich um nichts weiter zu kümmern.
Sie möchten mehr über die datenschutzkonforme richtige Aktenvernichtung wissen? Sprechen Sie uns einfach an.
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