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Akten scannen

Akten scannen und digitalisieren


Überfüllter Keller mit Aktenordnern
Überfüllter Keller mit Aktenordnern
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Benötigen Sie zusätzlich zum Einlagern der Akten
auch deren Digitalisierung?

Dann ist Lagergut der richtige Scandienstleister für Sie. Zusätzlich zur Papierlagerung scannen wir Ihre gesamten Akten bzw. ein Teil davon rechtskonform ein und stellen Sie ihnen als PDF zur Verfügung. Wir können Ihnen darüber hinaus auch die elektronische Archivierung der Akten anbieten.

Rechnungen, Belege, Verträge etc. werden von uns steuerrechtlich korrekt gescannt

Entlastung Ihrer Sachbearbeiter

Komplette Dienstleistung aus einer Hand

Schnelle Verfügbarkeit der elektronischen Dokumente

Zusätzliche Sicherheit zur Papiereinlagerung


Ablauf der Digitalisierung (scannen)
Wie werden Akten gescannt

Sie legen fest, welche Akten gescannt werden sollen und welche Attribute (Informationen des Ordnerrückens, Rechnungsnummer, Lieferanten oder Kundenname etc.) wir erfassen (indexieren). Wir bereiten die Akten dann für das Scannen vor, d.h. die Dokumente werden getrennt, entklammert, gesäubert und geglättet, so dass sie vom Scanner einwandfrei verarbeitet werden können.

Danach kommt die eigentliche Digitalisierung beim Scannen. Im Anschluss wird über eine OCR der Text suchbar gemacht. Sie können also in dem PDF nach einer gewissen Nummer oder Stichwort suchen. Die fertige Datei wird dann als PDF - oder einem anderem Wunschformat - per Datenträger oder per Download zur Verfügung gestellt.

Überfüllter Keller mit Aktenordnern
Überfüllter Keller mit Aktenordnern

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Wie wird gescannt?
Akten digital mit der richtigen Technik

Wir scannen die Akten, so wie Sie es benötigen. Ganz gleich ob Farbe oder Schwarz-weiß. 200 dpi oder 600 dpi. Einseitig (simplex) oder beidseitig (duplex). Auch alte Akten können gescannt werden. Wir benutzen Spezialsoftware um automatisch die Bildqualität zu verbessern, Verschmutzungen, Ränder, Lochung etc. zu entfernen und die Seiten zu begradigen. Bei Bedarf können wir auch automatisch Informationen aus den Dokumenten auslesen. Zum Beispiel eine Rechnungsnummer, eine Bestellnummer oder Kundendaten. Mit unserem Flexiblen System zur Digitalisierung ist fast alles möglich.


Abgleich und Anreicherung mit ERP Daten
Aktendigitalisierung

Bei der Indexierung der Dokumente können wir diese auch mit Daten aus Ihrem ERP-System (SAP, Navision etc.) oder FiBu-System abgleichen und anreichern. So kann beispielsweise eine Rechnung mit Bestelldaten oder Adressdaten mit Lieferantenstammdaten abgeglichen werden. Ein Abgleich mit elektronischen Daten erhöht die spart sehr viel Zeit und Kosten bei der Indexierung und erleichtert Ihnen die Suche.

Akten bereit zur Digitalisierung

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