Aktendigitalisierung in Düsseldorf und Krefeld

Wir digitalisieren Ihre Akten.

Sie möchten Ihre Akten nicht nur einlagern, sondern auch digitalisieren? Dann sind wir der richtige Scandienstleister an Ihrer Seite. Denn neben Aktenarchivierung und Aktenvernichtung gehören auch Aktendigitalisierung und Dokumentenmanagement zu unseren Serviceleistungen. Ob einzelne Dokumente oder ganze Akten, auf Anfrage oder auf Zuruf – wir digitalisieren und archivieren Ihre Akten zuverlässig und selbstverständlich rechtskonform nach den Anforderungen der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz: GoBD.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

Wir scannen und digitalisieren Ihre gesamten Akten und Dokumente und stellen Sie ihnen als PDF-Datei zur Verfügung. Darüber hinaus kümmern wir uns auch auf Wunsch um die elektronische Archivierung.

Ihre Vorteile:
  • Steuerrechtl. korrektes Scannen von Rechnungen, Belegen und Verträgen
  • Entlastung Ihrer Sachbearbeiter
  • Komplette Dienstleistung aus einer Hand
  • Schnelle Verfügbarkeit der elektronischen Dokumente
  • Zusätzliche Sicherheit zur Papiereinlagerung

Wie werden Akten gescannt?

Fünf Schritte zur perfekten Digitalisierung.

1.

Sie legen fest, welche Akten gescannt und nach welchen Attributen sie erfasst bzw. indexiert werden sollen (z.B. Information des Ordnerrückens, Rechnungsnr., Lieferanten, Kundenname etc.).

2.

Wir bereiten die Akten für das Scannen vor, d.h. die Dokumente werden getrennt, entklammert, gesäubert und geglättet, sodass sie vom Scanner einwandfrei verarbeitet werden können.

3.

Die Daten werden gescannt – in Farbe oder Schwarz-Weiß, 200 dpi oder 600 dpi, einseitig (simplex) oder beidseitig (duplex). Dabei nutzen wir eine Spezial-Software, mit der wir die Bildqualität verbessern.

4.

Im Anschluss wird der Text über eine OCR-Software erkennbar gemacht, sodass Sie in der PDF-Datei nach einer gewissen Nummer oder einem Stichwort suchen können.

5.

Schließlich wird die fertige Datei als PDF – oder einem anderem Wunschformat – per Datenträger oder über einen Download-Link zur Verfügung gestellt.

Abgleich und Anreicherung mit ERP Daten

Sparen Sie Zeit und Kosten bei der Indexierung.

Bei der Indexierung können wir Ihre Dokumente auch mit Daten aus Ihrem ERP-System (SAP, Navision etc.) oder FiBu-System abgleichen und anreichern – beispielsweise eine Rechnung mit Bestelldaten oder Adressdaten mit Lieferantenstammdaten. Ein Abgleich mit elektronischen Daten spart sehr viel Zeit und Kosten bei der Indexierung und erleichtert die Suche.

Sie haben weitere Fragen? Dann geht es hier zu den FAQ.